Hvordan bruger man Microsoft Teams? Tips og tricks
Microsoft Teams har for alvor fået fat i brugerne i disse karantænetider, hvor coronavirusset har spredt sig over hele verden. Fra 13 millioner daglige brugere for nogle uger siden er antallet nu på mere end 30 millioner daglige brugere. Microsoft Teams er et værktøj for virksomheder til at afholde møder digital og på afstand af andre.
Microsoft Teams har en fordel over andre konkurrenter som Slack og Convo – tjenesten kommer med et abonnement sammen med Business Essentials, Business Premium eller Enterprise Office 365, hvilket betyder, at man virksomheder har tjenesten. Teams integrerer også andre af Microsofts apps som Word, OneNote, Planner og SharePoint. Der er en grund til, at Microsoft har annonceret, at Skype for Business Online trækker stikket den 31. juli 2021…
Men der er også en række andre fordele ved Microsoft Teams. Vi lister nogle af dem herunder.
Se også: Bedste mobilabonnementer til virksomheder
Hvordan bruger man Microsoft Teams? Guide med tips og tricks
1. Giv dine samtaler titler
Det er muligt at køre med flere forskellige samtaler til video og voice chat. Er der nogle samtaler, du ønsker let at kunne finde igen, så kan du give dem titler. De ord, du bruger i titlen, kan du så bruge til hurtigt at finde dem frem igen, når du laver en søgning.
Du skal bare trykke på blyant-ikonet øverst ved siden af medlemsnavnene og så kan du angive den ønskede titel på samtalen.
Se også: Bedste roaming abonnementer til virksomheder
2. Brug SharePoint til at gemme og dele filer
Sharepoint er en god måde for virksomheder til at sikre filer og arbejde sammen på og SharePoint er som nævnt dybt integreret i Microsoft Teams. Man kan dele filer med kolleger via SharePoint direkte i Teams-samtaler eller tilgå SharePoint filer, der allerede er delt i en kanal.
Kolleger kan arbejde sammen i delte filer ved at benytte Office Online eller med en Office desktop app.
3. Vidersend mails til en kanal
En smart detalje er, at man kan vidersende mails fra Outlook direkte til en kanal i Teams. Man skal blot trykke på ellipse-ikonet ved siden af kanalnavnet og vælge “Get email address.”
Så skabes der en e-mailadrese til kanalen. Den kopierer du og så kan du bruge adressen til at videresende dokumenter, beskeder og praktisk talt alt andet, du vil sende til kanalen.
Se også: Gode telefoner til virksomheder
4. Brug mobil-appen til beskeder på farten
Når man har prøvet Teams på computeren, så tænker de fleste nok, at det ikke fungerer super godt på mobiltelefoner, men der er apps til Android, iOS og faktisk også Windows Mobile.
Appen er dog skåret meget ind til benet med fokus på team chat og kanaler uden særligt mange ekstra lag og funktioner. Der findes i øvrigt også en web app udgave af Teams til Mac og Windows mere flere muligheder.
5. Integrér med Microsoft Planner til simpel task styring
En smart funktion med Microsoft Teams er man kan bruge Planner inde i chat-tjenesten. Man kan diskutere kvaliteten af Planner, men det er en fin måde at tracke task i Teams.
Man kan også pinne Planner til de kanaler, man ønsker at koble tjenesten til – det kan man med blot et klik. Hvis man tilføjer Planner til en kanal, dukker den op øverst på kanalen – så skal man bare trykke på + tegnet for at tilføje en opgave.
6. Invitér andre med i oprettede chats
Microsoft Teams er bygget op, så man let kan invitere andre uden for gruppen med i chatten. Det gør man ved at oprette gæste-login til andre i virksomheden via Outlook, så man kan chatte, dele filer og andet med dem.
7. Opret GIF
Personligt er jeg ikke meget for smileys eller GIFs i præsentationer, men de kan jo egentlig være sjove nok og måske endda også virke motiverende. Man kan vælge de GIF-anaimationer, der er integreret i Teams eller man kan vælge dem fra Giphy-appen. Teams-administratoren skal dog først aktivere Giphy, inden man kan bruge GIFs fra den tjeneste.
Se også: Nyheder om digitale arbejdsværktøjer